Einfach sicher lagern
Unser Archiv
Akteneinlagerung und -archivierung
Aufgrund gesetzlicher Vorschriften müssen Sie Dokumente und Unterlagen aufbewahren. Teilweise über mehrere Jahre und natürlich ohne dass die Dokumente Schaden nehmen. Oftmals fehlt es an ausreichend Platz und gut klimatisierten Lagermöglichkeiten. Lagern Sie Ihre Akten nicht in teuren Büro- oder Archivräumen bzw. in feuchten Kellern. Wir bieten Ihnen den passenden Platz zur Aktenlagerung zu äußerst günstigen Konditionen.
Rundum-Service für Ihre Aktenaufbewahrung
Wir übernehmen den gesamten Prozess der Akteneinlagerung. Vom Packen & Transport über die Datenerfassung bis hin zu Aktenzugriffen – alle Schritte erfolgen durch unser erfahrenes Team.
1. Abholung
Unsere Mitarbeiter können Ihre Akten und Ordner bei der Abholung in die Archivboxen packen, oder Sie machen es selbst.
2. Transport
Der Transport der Archivboxen erfolgt in unseren eigenen Fahrzeugen.
3. Akteneingang
Je nach Kundenwunsch können wir einzelne Akten, Ordner und/oder nur die komplette Archivbox mit einem Barcode zur Identifizierung verknüpen.
4. Einlagerung
Die Archivbox wird anschließend an seinen Stellplatz im Archivlager gestellt und an diesem registriert.
5. Vernichtung der Akten
Nach Ablauf der Fristen und Freigabe von Ihnen können wir gerne die Akten nach DSGVO vernichten.
Akteneinlagerung und -archivierung
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Akten extern lagern
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Sicheres Archivieren Ihrer Akten in Gauer-Archivboxen
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Intelligentes Zuordnen Ihrer Akten durch Barcode-System
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Bei Bedarf: direkte Zustellung der eingelagerten Akten
Unsere Archivboxen
Die Archivbox ist 42 cm lang und 33 cm breit und es passen 5 breite oder 8 schmale DIN A4 Aktenordner hinein.
Während der Lagerzeit können wir Ihnen bei Bedarf einzelne Ordner, ganze Kartons zurücksenden oder sogar einzelne Dokumente heraussuchen und Ihnen digital zur Verfügung stellen.
Wir lagern auch elektronische Datenträger wie Magnetbänder, wie LTO / DLT.
Digitalisierung
Gauer bietet Ihnen eine fachgerechte Digitalisierung.
Wir scannen Aktenordner mit verschiedenen Belegen wie zum Beispiel
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Verträge
- Technische Dokumentationen
- Projektunterlagen
- Personalakten
Wir entwerfen für Sie eine Ablagestruktur mit vollindizierten (OCR) PDF-Dateien.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz haben, erzeugen wir die passenden digitalen Importdaten, damit Sie die von uns gescannten Aktenordner in Ihr DMS importieren können.
Wir übernehmen für Sie den kompletten Prozess der Akten-Digitalisierung, inklusive Verpackung, Abholung und sicherer Zwischenlagerung.
Ihr gesamtes Archiv wird, bei Bedarf, vor Ort durch unser Team verpackt und in unser gesichertes Aktenlager überführt. Dort lagern Ihre Ordner sicher und geordnet bis alles digitalisiert ist.
Sicher und flexibel
Benötigen Sie zeitnah Zugriff auf bestimmte Dokumente? Wir stellen Ihnen die gewünschten Unterlagen auch während der Lagerung digital bereit (Scan on Demand).
Wir ordnen Belegarten und Dokumententypen zu, sortieren bei Bedarf vor und entfernen sorgfältig alle Heftungen, Klammern und Tackernadeln. So sind Ihre Dokumente optimal für einen reibungslosen Scanvorgang vorbereitet. Nach dem Scannen der Aktenordner erfassen wir zu jeder digitalen Akte die Suchbegriffe, die Sie benötigen um die Akten im DMS oder in der Ablagestruktur schnell und einfach zu finden.
Abschließend können wir die originalen Dokumente auf Wunsch vernichten. Die Vernichtung Ihrer Akten erfolgt DSGVO konform.
Eine Aktenvernichtung führen wir nach Ihrer Datenprüfung und schriftlichen Freigabe durch. Über die erfolgreiche Vernichtung erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat.
Wir übernehmen auch kleine Projekte - sowohl aus dem gewerblichen als auch aus dem privaten Bereich.
Digitalisierung
- Beratung
- Projektabstimmung
- Datenübernahme
- Scan und Digitalisierung
- Datenübergabe
