Aktenvernichtung
Grundsätzliches zur Aktenvernichtung
Die Firma Gauer Daten- und Aktenvernichtungs GmbH beschäftigt als zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb keinerlei Subunternehmen für die Entsorgung und Vernichtung von Informationsträgern. Alle Mitarbeiter sind fest angestellt und entsprechend § 5 des BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet.
Die Verpflichtungserklärungen können auf Wunsch eingesehen werden.
1. Erfassung des Materials
Das zu vernichtende Material wird unter der Verantwortung des Auftraggebers in, i.d.R. vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellten, Behältern gesammelt. Die Form und Ausführung der Behälter richtet sich nach den Anforderungen und Möglichkeiten (Platzverhältnisse) der Anfallstelle. Alle Behälter sind grundsätzlich abschließbar.
2. Transport des Materials
Hierin sind alle Schritte beschrieben, die für den sicheren Transport der zu vernichtenden Informationsträger von der Anfallstelle bis zum Betrieb des Auftragnehmers relevant sind. Alle Transportfahrzeuge sind grundsätzlich mit einem festen und geschlossenem Aufbau versehen.
2.1 Verladung der Behälter
Die vom Auftraggeber zum Austausch oder zur Abholung bestimmten Behälter werden von beeidigtem Fahrpersonal der Firma Gauer von der Lagerstelle zum Fahrzeug gebracht und mittels geeigneter Vorrichtungen in das Fahrzeug verladen bzw. mittels Spezialfahrzeugen umgeleert. Vor der Abfahrt werden die Behälter gegen Verrutschen gesichert.
Nach Beendigung des Verladevorganges erhält der Auftraggeber ein "Übernahmeprotokoll" auf dem vermerkt ist
- wer
- wann
- was
- wo
- mit welchem Fahrzeug
übernommen hat.
Dieses Protokoll wird sowohl vom Auftraggeber oder dessen Beauftragten als auch von dem jeweiligen Fahrer der Firma Gauer unterzeichnet. Eine Kopie dieses Übernahmeprotokolls verbleibt beim Auftraggeber.
2.2 Transport zur Vernichtungsanlage
Sofern keine weiteren Kunden entsorgt werden müssen, nimmt das Fahrzeug den schnellstmöglichen Weg zur Betriebsstätte der Firma Gauer Daten- und Aktenvernichtungs GmbH in der Paul-Friedländer-Straße 10 in 65203 Wiesbaden.
2.3 Einfahrt zur Vernichtungsanlage
Die Betriebsstätte wird durch die elektronische verriegelte Fahrzeugschleuse des Betriebsgebäudes befahren. Vor der Einfahrt meldet sich der Fahrer an der Disposition und informiert die zuständigen Personen über besondere Vorkommnisse. Die Disposition informiert den Lagerleiter über die Einfahrt des Fahrzeuges, damit diesem eine entsprechende Abladeposition zugewiesen werden kann.
2.4 Entladung des Fahrzeuges
Nachdem das Fahrzeug seine Entladeposition eingenommen hat, findet die Entladung der Behälter aus dem Fahrzeug statt. Um den Vorgang zu beschleunigen, können hierbei zusätzliche Arbeitskräfte aus dem Betrieb dem Fahrer beigestellt werden.
3. Entleerung der Sicherheitsbehälter
Bis zum Zeitpunkt der eigentlichen Zerkleinerung verbleibt das zu vernichtende Material in den geschlossenen Sicherheitsbehältern. Erst unmittelbar vor der Zerkleinerung werden die Behälter von dem zuständigen Personal entleert. Nach der Entleerung findet eine Nachkontrolle der Behälter statt, um sicherzustellen, dass keine Dokumente an den Seiten oder dem Behälterboden verblieben sind.
Für die Entleerung werden speziell an die Behälter angepasste Einrichtungen verwendet.
4. Sortierung von Informationsträgern
Vor der Zerkleinerung ist es erforderlich, um einen möglichst hochwertigen Papierrohstoff zu erhalten, papierfremde und produktionsschädliche Bestandteile auszusortieren. Hierzu zählen nassfeste Papiere (z. B. EC-Formulare), stark färbende Papiere (z. B. Kohlepapier), Akten in Kunststoffhüllen oder organische Bestandteile (z. B. Bananenschalen oder Brotreste).
Die aussortierten Stoffe werden nach DIN 32 757, Sicherheitsstufe 3, zerkleinert und das nicht verwertbare Granulat ordnungsgemäß entsorgt.
5. Vernichtung der Informationsträger
Die Firma Gauer führ die Vernichtung von Informationsträgern auf Papierbasis entsprechend der DIN 32 757 Sicherheitsstufen 3, 4 und 5 durch. Für Informationsträger mit verkleinerter Darstellung (Mikrofiches oder -filme) stehen die Sicherheitsstufen 4 und 5 nach DIN 32 757 zur Auswahl. Die Vernichtung von magnetischen Informationsträgern orientiert sich an der DIN 33 858.
Die Vernichtung erfolgt nach den Vorgaben des Auftraggebers. Diese Vorgaben sind entweder im jeweiligen Rahmenvertrag oder auf dem individuellen Auftrag vermerkt.
Durch die industrielle Auslegung der eingesetzten Zerkleinerungstechnik erfolgt parallel zu der Zerkleinerung noch eine starke Verwirbelung und Vermischung des Granulats. Eine hydraulische Hochleistungspresse verdichtet nach der Verwirbelung das Granulat mit über 100 Tonnen Druck zu hochfesten Ballen, die in der Papierindustrie als Rohstoff wieder in den Kreislauf eingebracht werden.
Die für die Vernichtungsbestätigung relevanten Daten (Datum und Uhrzeit) der Vernichtung werden festgehalten und im Auftragskopf als Vernichtungsbestätigung mit der Rechnung ausgedruckt.
6. Stoffliche Verwertung des Papiergranulats
Der gewonnene Papierrohstoff wird überwiegend zur Herstellung von Hygienepapieren (Papierhandtüchern, Toilettenpapier und Putztüchern) verwendet.
7. Thermische Verwertung nicht recyclingfähigen Granulats
Informationsträger auf Kunststoffbasis (z. B. Overheadfolien, Magnetbänder, Disketten), Sortierreste oder nassfest geleimte Papiere werden nach der Zerkleinerung einer thermischen Verwertung (Verbrennung) in dafür zugelassenen Anlagen zugeführt.
