Jedes Unternehmen, gleichgültig wie groß oder klein es sein mag oder in welchem Bereich es tätig ist, produziert und verwaltet schutzbedürftige Informationen. Dies können personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Kunden sein, welche unter dem Schutz des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) stehen, aber auch unternehmensrelevante Informationen wie Verkaufsstatistiken, Informationen zur Unternehmensentwicklung oder Korrespondenz.

Die Anforderungen der Gesellschaft insgesamt an die Sicherung von Daten und Informationen steigen kontinuierlich. Im Focus der Öffentlichkeit steht in den letzten Jahren vor allem der Datenschutz im Internet. Aber auch und gerade die physische Sicherung von Akten und Schriftgut bzw. ausrangierter, maschinenlesbarer Datenträger stellt einen elementaren Baustein innerhalb eines umfassenden Datenschutzkonzeptes dar.

Ein Trend ist offensichtlich:
Die Zeiten der riesigen Papierarchive ist unwiderruflich vorbei. Papier als langfristiges Speichermedium hat in den meisten Bereichen ausgedient. Praktisch alle aktuellen Geschäftsvorfälle sind originär digital und werden auch dementsprechend gespeichert und verwaltet. Aber jede Organisation/Unternehmen erhält nach wie vor große Mengen „analoger Papierdokumente“ von externen Quellen wie Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Dies können Rechnungen, Anfragen, Lieferscheine, Rezepte, Belege usw. sein. In der Vergangenheit wurden diese "externen Dokumente" an die betreffenden Fachabteilungen verteilt, eventuell kopiert und, sobald sie bearbeitet waren, im Archiv physisch abgelegt und nach Beendigung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen entsorgt.

Mittlerweile haben sich "digitale Poststellen" etabliert, in welcher Papierdokumente mittels Scanner in digitale Form gebracht werden und in den digitalen Workflow des Unternehmens integriert werden. Die Vernichtung dieser Dokumente erfolgt prinzipiell unmittelbar nach der Digitalisierung und nicht erst nach 6 bis 10 Jahren "Archivaufenthalt".

Diese Vorgehensweise sorgt für eine enorme Aktualität der zu vernichtenden Dokumente. Selbst relativ profane Informationen erlangen durch diese Aktualität ein gesteigertes Schutzbedürfnis.

Beispiel: Die Einkaufskonditionen eines Markenartikel-Herstellers im Konsumbereich für einen der großen Handelskonzerne aus dem Jahre 1999 interessiert nach 10 Jahren niemanden mehr wirklich – Die Konditionen des letzten Monats hingegen können Dynamit sein..

Der Umgang mit personenbezogenen Daten, wie z.B. Daten, die dem Sozial-, Steuer-, Statistik-, Bank- oder Personalaktengeheimnis oder der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, ist an die strengen Vorschriften des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und des SGB (Sozialgesetzbuch) gebunden. Unternehmensrelevante Daten wie Informationen über die Unternehmensentwicklung oder -planung, firmeneigenes Know-how oder die Kundenstruktur stellen ein schutzbedürftiges Betriebskapital dar.