Selbstverständlich kann der Zugriff erst nach erfolgter Anmeldung und Authentifizierung (Anmeldename und Passwort) erfolgen. Des weiteren kann über die Vergabe von Sicherheitsattributen bereits bei der Anmeldung der Zugriff innerhalb des Datenbestandes des Kunden gesteuert werden. So kann z. B. festgelegt werden, dass Mitarbeiter des Einkaufes nicht innerhalb der Akten der Personalabteilung Recherchen durchführen können oder Akten aus diesem Bereich anzufordern. Es werden nur die Akten zur Recherche angeboten, die das entsprechende Sicherheitsattribut besitzen.

Sämtliche Aktionen (Recherchen, Ausleihen etc.) werden minutiös protokolliert um jederzeit die Rekonstruktion einzelner Vorgänge zu gewährleisten.