Wer bestimmt welche Informationen zu den einzelnen Akten bzw. Ordnern oder Boxen als Grundlage für spätere Recherchen in der Datenbank gespeichert werden?
Grundsätzlich bestimmt der Kunde die "Tiefe" der Verschlagwortung. Für Dokumente die mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr angefordert werden müssen, kann sicherlich auf eine detaillierte Verschlagwortung verzichtet werden (Nur der Lagerkarton wird registriert – z. B. Lieferscheine A-K aus 1999, Vernichtungsdatum 31.12.2009). Bei
"lebenden" (aktiven) Akten hingegen sollte eine möglichst genaue Verschlagwortung des Schriftgutes vorgenommen werden (z. B. Übernahme der Rückenbeschriftung der Einzelordner) um eine exakte Recherche und Übermittlung der angeforderten Dokumente zu gewährleisten.
